RACI матрица
Категория: Управление на проекти
Какво представляват RACI диаграмите?
RACI диаграмата (известна още като RACI матрица или RACI модел) е инструмент за управление на проекти, който използва матрица (таблица) за ясно дефиниране и комуникиране на ролите и отговорностите на всички участници в даден процес или проект.
Основната цел на RACI е да елиминира объркването и да гарантира, че нищо не се изпуща, като на всеки човек се зададе ясна роля за всяка конкретна задача или активност.
Значението на акронима RACI
Акронимът RACI се състои от четири клюсови роли:
- R = Responsible (Изпълнител)
Кой извършва самата работа.
Това е лицето или екипът, които действително EXECUTE задачата.
За една задача може да има няколко "R" (например няколко инженери, които кодират един модул).
- A = Accountable (Отговорен/Одобряващ)
Кой носи крайната отговорност за правилното и навременно изпълнение на задачата.
Това е лицето, което одобрява (дава "добро") работата, направена от "Изпълнителите".
Това е единствената роля, за която има строго правило "един-на-задача". Винаги трябва да има само един "А" за една задача. Този човек е "точката на единство на командването".
- C = Consulted (Консултиран)
Кого се консултират преди вземане на решение или извършване на действие.
Това са лицата, чието мнение се търси, обикновено поради техния опит или экспертиза.
Комуникацията с тях е двупосочна (например интервю, дискусия).
- I = Informed (Уведомяван)
Кого се уведомява след взето решение или извършено действие.
Тези хора трябва да бъдат информирани за напредъка или резултатите, но не участват активно в изпълнението или вземането на решение.
Комуникацията с тях е еднопосочна (например email с информиране, съобщение в чат).
Как се изготвя RACI матрица?
- Идентифициране на дейностите: Изброяват се всички ключови задачи, активности или решения от проекта или процеса върху вертикалната ос (редовете) на таблицата.
- Идентифициране на участниците: Изброяват се всички роли (или конкретни хора, но ролите са за предпочитане) върху хоризонталната ос (колоните) на таблицата.
- Попълване на матрицата: За всяка задача се присвоява една от буквите (R, A, C, I) на пресечната точка с съответната роля.
- Преглед и валидиране: Матрицата се споделя и обсъжда с екипа и заинтересованите страни, за да се гарантира, че всички са съгласни с разпределението на ролите.
Примерна RACI матрица поддръжка на уебсайт
Правила и най-добри практики
- Винаги има само един "A" (Отговорен) за задача. Ако имате повече от един, това води до объркване в отговорността.
- Комбинацията "R" и "A" не трябва да се присвоява на един и същи човек за една и съща задача. Той не може да си одобрява собствената работа.
- Не всяка роля трябва да има буква за всяка задача. Ако няма връзка, клетката трябва да остане празна.
- Избягвайте прекалено много "C" и "I". Това може да забави процеса. Задайте си въпроса: "Наистина ли този човек трябва да бъде консултиран/уведомен за тази конкретна задача?".
- Фокусирайте се върху ролите, а не върху конкретни хора. Това прави диаграмата по-стабилна и устойчива при промяна на персонала.
Предимства на използването на RACI
- Яснота и прозрачност: Всеки знае какво се очаква от него.
- Намаляване на дублирането: Ясно е кой какво прави, което предотвратява загуба на време и ресурси.
- Подобрена комуникация: Показва кого да консултирате и кого да информирате.
- Ефективно вземане на решения: Ясно е кой има финалното право на глас ("А").
- Лесно въвеждане на нови хора: Новият член на екипа може бързо да разбере своите отговорности.
Често срещани проблеми (капани)
- Прекалено много "R" за една задача: Това може да разсее отговорността. Ако има много изпълнители, е добре да се назначи един от тях като "водещ изпълнител".
- Липса на "А": Задачата никой не я "притежава" и може лесно да бъде пренебрегната.
- Създаване на матрица и след това забравянето й: RACI трябва да е жив документ, който се преглежда и актуализира редовно.